テレワークでの無断印刷を禁止

テレワークの環境が増えている現在、機密情報などテレワーク先で無断に印刷され、情報が持ち出されるという脅威があります。
こうしたテレワークのリスクについて、ScreenWatermark利用にて軽減することができます。
その対応方法の1つ「無断印刷を禁止する方法」について記載していきます。

テレワーク環境下での情報漏洩リスク

急速に浸透したテレワークですが、この環境下にて経験の差も関係なく、誰もがデータ漏洩リスクを意識し、情報漏洩防止に努める心構えができているでしょうか。
上司や同僚などの目が無いテレワーク環境だからこそ、その見えない環境下の管理に目を向け、顕在化しているリスクを今一度考える必要がありそうです。

日本テレワーク協会の実態調査報告にて、テレワークのデメリットとして、16%以上の従業員が「情報漏洩が心配」との回答をされています。

出典：日本テレワーク協会 多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） –[第4章 項番2]

 

印刷物の無断持出

オフィスと大きく異なるテレワーク環境では、印刷物においても厳密な管理が難しくなります。
オフィス内であれば上司や同僚たちからの目もあり、自身でも意識することなくセキュリティが保たれている面があります。

しかしテレワーク(自宅)であった場合、多くの社員が自身の行動に対する気の緩みを感じることでしょう。
ちょっとしたデータの印刷であればなおのこと、機密情報の漏洩に繋がるその可能性やリスクを軽視してしまう危険性があります。

【テレワーク実施者視点で考えられるリスク】
　① 印刷物からの情報流出やセキュリティインシデントの可能性を認識できていない
　② リスクを認識していても、業務の利便性などを理由に印刷を行ってしまう

これら2つのリスクパターンについてはScreenWatermarkの『アウトプットウォーターマーク』機能を利用し、
テレワーク時の印刷物について下記のような対策が可能です。

【リスク対策として印刷物に付加させる表示】
　① 透かし文字や画像等を入れ、明示的に機密情報扱いであることを表示させる
　　（”Confidential”や”社外秘”の文字、持出し禁止マーク、セキュリティガイドライン用自社WebサイトリンクのQRコードなど）
　　　➡ これらの透かし表示により、利用者へのリスク認識を促すことが可能になります。

　　　【ScreenWatermark（アウトプットウォーターマーク）での関連設定】
　　　　・テキスト設定（メタテキスト：文字列の表示）
　　　　・イメージ設定（任意の画像表示）
　　　　・QRコード設定（画像として表示）
　　　　・個人ポリシーの割り当て（これら設定内容を個人ポリシーとして設定し、ユーザに紐付けることが可能）
　　　　・予約（個人ポリシーの中で、曜日や時間を指定して有効とする時間を設定可能）

透かし文字や画像による印刷物表示例

　② 透明度の低い塗りつぶし画像を全面に表示させて、印刷物全体をマスキングする。
　　（印刷物全体を覆い隠すような低透明度の塗りつぶし画像を透かし画像として使用し、更に”印刷禁止”の文字を埋め込むなど）
　　　➡ 印刷時に表示情報が全て隠れてしまうため、プリントアウトからの情報漏洩を抑止することができます。

 

透明度の低い塗りつぶし画像による印刷物のマスキング例

更に上記機能に加えて、ScreenWatermarkのWebコンソール（管理画面）にある『印刷ウォーターログ』画面から、印刷履歴を印刷ログとして管理することが可能です。

【印刷ウォーターログに記載の情報】
　・ユーザID
　・所属部署（ScreenWatermarkに登録したユーザー所属部署）
　・IPアドレス
　・印刷物のファイル名
　・印刷先プリンタ名
　・印刷用紙サイズ
　・印刷用紙枚数
　・印刷実行したアプリケーション名
　・印刷日時

　ScreenWatermarkを使用しているPCにおける印刷の履歴と実施端末を確認することができます。

印刷ウォーターログ 画面

オフィスからの遠隔管理が難しいテレワーク環境において、アウトプットウォーターマーク機能をご活用頂くことにより、印刷による情報流出の脆弱性へ対応していけるのではないかと考えられます。
是非ご検討ください。

これら印刷物のアウトプットウォーターマーク概要については、こちらをご確認ください。
●ファイルを変更せずに透かし文字を印刷する方法 – 　

30日間無償試用版で情報漏洩効果をご体験下さい

簡単な設定で、画面や印刷物にウォーターマーク（電子透かし）を表示させることができるのが、「ScreenWatermark（スクリーンウォーターマーク）」です。

コロナ禍でテレワークやWebでの打合せが急激に増加してきた今の時代にマッチした製品になっています。

「ScreenWatermark（スクリーンウォーターマーク）」を無料でご体験頂けるように無償試用版をご用意しております。
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